Giấy in bill là một trong những vật tư tiêu hao thường xuyên tại nhà hàng, quán cà phê, cửa hàng bán lẻ và các mô hình F&B. Với những doanh nghiệp có số lượng giao dịch lớn, chi phí giấy tưởng nhỏ nhưng cộng dồn mỗi tháng có thể trở thành một khoản đáng kể.

Vậy làm thế nào để giảm chi phí giấy in bill mà vẫn đảm bảo chất lượng in và hoạt động bán hàng? Dưới đây là 5 cách doanh nghiệp có thể áp dụng.

1. Chọn đúng khổ giấy cho máy in

Không phải cứ giấy cuộn lớn hơn là tốt hơn. Doanh nghiệp nên lựa chọn đúng khổ giấy phù hợp với máy in và nhu cầu sử dụng.

Hai loại phổ biến hiện nay là giấy in nhiệt 58mm và 80mm.

Nếu cửa hàng chỉ cần in các hóa đơn có ít thông tin, giấy 58mm có thể đáp ứng tốt nhu cầu. Trong khi đó, giấy 80mm phù hợp với các bill có nhiều thông tin như nhà hàng, siêu thị hoặc cửa hàng bán lẻ.

Việc lựa chọn đúng khổ giấy giúp hạn chế phần giấy dư thừa và tối ưu lượng giấy sử dụng cho mỗi giao dịch.

2. Tối ưu nội dung trên bill

Một nguyên nhân khiến doanh nghiệp tiêu tốn nhiều giấy là bill có quá nhiều dòng thông tin không cần thiết.

Doanh nghiệp có thể kiểm tra lại mẫu bill và loại bỏ những nội dung không thực sự cần thiết, chẳng hạn:

Các dòng trống giữa các sản phẩm.
Thông tin quảng cáo quá dài.
Khoảng cách giữa các phần trên bill quá lớn.
Nội dung bị lặp lại.
Kích thước chữ hoặc logo được thiết lập không hợp lý.

Chỉ cần giảm một vài dòng trên mỗi bill, khi nhân với hàng nghìn giao dịch mỗi tháng, lượng giấy tiết kiệm được có thể đáng kể.

3. Không chỉ nhìn vào giá một cuộn giấy

Giấy in bill giá rẻ chưa chắc là phương án tiết kiệm nhất.

Khi lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp nên xem xét đồng thời:

Giá mỗi cuộn.
Chiều dài thực tế của cuộn giấy.
Định lượng giấy.
Độ ổn định khi in.
Tỷ lệ giấy lỗi.
Chi phí vận chuyển.
Chính sách giá khi mua số lượng lớn.

Ví dụ, một cuộn giấy có giá thấp nhưng chiều dài ngắn hơn đáng kể thì chi phí thực tế trên mỗi mét giấy có thể lại cao hơn.

Vì vậy, thay vì chỉ so sánh giá/cuộn, doanh nghiệp nên tính chi phí trên chiều dài sử dụng thực tế.

4. Mua giấy theo số lượng phù hợp

Nếu doanh nghiệp sử dụng giấy in bill thường xuyên, việc mua từng cuộn hoặc từng gói nhỏ thường có chi phí cao hơn so với đặt hàng số lượng lớn.

Doanh nghiệp có thể thống kê lượng giấy sử dụng trung bình mỗi tháng và làm việc với nhà cung cấp để có mức giá phù hợp.

Đặc biệt với chuỗi nhà hàng, quán cà phê và hệ thống bán lẻ, việc thống nhất một quy cách giấy và đặt hàng tập trung có thể giúp:

Có giá tốt hơn.
Chủ động nguồn hàng.
Giảm chi phí vận chuyển.
Dễ kiểm soát tồn kho.

Tuy nhiên, cũng không nên nhập quá nhiều nếu kho bảo quản không phù hợp, vì giấy in nhiệt cần được bảo quản tránh nhiệt độ cao, ánh sáng trực tiếp và độ ẩm.

5. Tìm nhà cung cấp ổn định thay vì chỉ chọn nơi rẻ nhất

Một nhà cung cấp ổn định có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều hơn trong dài hạn.

Ngoài giá bán, hãy quan tâm đến khả năng cung cấp đúng quy cách, chất lượng đồng đều và thời gian giao hàng.

Đối với doanh nghiệp sử dụng hàng chục hoặc hàng trăm thùng giấy mỗi tháng, việc có nhà cung cấp giấy in nhiệt ổn định sẽ giúp hạn chế tình trạng phải mua gấp với giá cao hoặc thay đổi chất lượng giấy liên tục.

Kết luận

Để giảm chi phí giấy in bill, doanh nghiệp không nhất thiết phải chọn loại giấy rẻ nhất. Hiệu quả hơn là tối ưu từ khổ giấy, nội dung bill, chất lượng giấy cho đến cách mua hàng và lựa chọn nhà cung cấp.

Đặc biệt với các doanh nghiệp F&B và bán lẻ có số lượng giao dịch lớn, chỉ cần tiết kiệm một khoản nhỏ trên mỗi cuộn giấy cũng có thể tạo ra mức tiết kiệm đáng kể khi tính theo tháng và theo năm.

Bạn đang tìm nguồn giấy in nhiệt ổn định với giá tốt cho cửa hàng, nhà hàng hoặc chuỗi F&B? Hãy liên hệ để được tư vấn quy cách giấy phù hợp với máy in và nhu cầu sử dụng.